吉林大学XCPC集训队——参赛报销注意事项
- 每队队长应在参赛完毕返校1周之内，提交所有报销材料（纸质版）和汇总清单（电子版）。如因连续参赛等因素无法按时提交，务必提前与教练请示！
- 出国或前往港澳台地区参赛，须由吉林大学国际处审批后方可成行！
- 由于学校和学院经费有限，请尽量在合理范围内降低开销，感谢理解！
0. 所有报销均须开具发票
- 发票信息
- 发票抬头：吉林大学
- 发票税号：121000004232040648
- 单位地址：吉林省长春市前进大街2699号
- 电话号码：0431-85166245
- 开户银行：中国银行长春前进大街支行
- 银行账户：160402501175
- 注意事项
- 发票类型：增值税普通发票（简称普票）、增值税专用发票（简称专票），二者均可。开具增值税普通发票一般仅需提供发票信息的前2项。
- 当年开具的票据原则上应于年底前报销完毕，确有（如出国未归、经费未到位等）特殊原因未能及时报销的，最迟于次年年底财务结账前报销，逾期不予受理。
- 发票税号为18位，尽量复制粘贴，避免录入错误。
1. 报名费（也称会议费、参赛费）
- 报名费需提交的报销材料
- 发票。
- 邀请函（也称会议通知或参赛通知），须包含明确的参赛费标准、交通食宿安排或交通食宿自理字样。
- 支付记录。
- 注意事项
- 报名费由教练或队长统一汇款，汇款备注中须有吉林大学字样。
- 多个队伍一起参加相同竞赛，每队应单独汇款，并在汇款备注中添加队长姓名以区分，避免多队捆绑支付。
- 实际支付应与参赛费用一致，避免小额优惠。如实际支付小于参赛费用，支付记录中应能体现，并按实际支付报销。
2. 城市间交通费
- 火车票需提交的报销材料
- 飞机票需提交的报销材料
- 行程单原件或发票。
- 订单详请和费用明细（包括：行程时间地点，机票价、机建、燃油、保险等具体金额，务必含有经济舱字样）。
- 支付记录。
- 注意事项
- 购票前，须与教练确认行程安排，原则上须以邀请函上的参赛日程为准，最多可提前一天出发、延后一天返回。
例：邀请函上的参赛日程为10月23-24日，则最早可于10月22日出发、最迟10月25日返回。
- 城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销。火车只能乘坐火车硬席（硬座、硬卧）、高铁/动车二等座。连续乘车超过12小时，可以乘坐火车软席（软座、软卧）。乘坐火车软席（软座、软卧）的，应能提供乘坐时间（下车时间减去上车时间超过12小时）。飞机只能乘坐飞机经济舱（仅报销不超过高铁二等座的额度）。未按规定等级乘坐交通工具的，原则上不予报销或超支部分由个人自理。
- 订票费、退改签手续费、民航发展基金、燃油附加费、交通意外保险费凭据报销。每人次可以购买交通意外保险一份。不应包括旅游、全能保障等特殊礼包。
- 城市间交通，原则上应该为“长春-参赛地点-长春”的闭环。其他情况，仅报销单程交通费或不予报销。
- 多个队伍一起参加相同竞赛，每队应单独订票，避免跨队捆绑支付。
- 实际支付应与票面价格一致，避免小额优惠。如实际支付小于票面价格，支付记录中应该体现，并按实际支付报销。
3. 市内交通费
- 注意事项
- 往返驻地和机场的市内交通费（包括出租车费、过路过桥费等），据实报销，原则上每队不超过480元。
- 市内交通费单张发票金额大于等于100元，需提供情况说明。报销网约车发票，需提供行程明细。
- 多个队伍一起参加相同竞赛，每队应单独叫车，避免跨队捆绑支付。
4. 住宿费
- 住宿费需提交的报销材料
- 发票。
- 订单详情（包括：酒店信息、住宿时间、住宿天数）。
- 支付记录。
- 注意事项
- 住宿地点尽量选择会务组推荐的酒店，优先考虑参赛场馆与住宿地点的距离和交通因素，尽量选择带有早餐的房型。
- 国内差旅住宿费限额为：350元/人·天。原则上200-300元/人·天为宜。原则上应尽量安排双人间。为了便于报销，跨队合住应按单人分别开具发票。
- 如发票的销售方名称与订单详情的酒店信息不一致，需由酒店前台提供证明材料且盖章。